Как проверить подлинность гостиничных чеков

Гостиничный чек − это важнейший отчетный документ, который нужно предъявить после командировки. Если чек отсутствует либо не соответствует установленным стандартам, компания имеет полное право не возмещать затраты на жильё в командировке либо потребовать назад выданный аванс на данные расходы.

К сожалению, на практике редко, кто может сделать чек, так как это требуется. Кто-то пытается сэкономить и живёт не в гостинице, а на съёмной квартире или в хостеле. Иногда сами гостиницы не выдают достаточное количество документов. У них может просто отсутствовать онлайн-касса. Поэтому нередко приходится покупать готовые чеки.

Важно, чтобы эти чеки были оригиналами, ведь проверить это совершенно не сложно, что обычно и делают бухгалтера. Проверка необходима не только, чтобы удостовериться в вашей честности, а потому, что документы могут передаваться в налоговую для того, чтобы подтвердить вычет НДС. Если организация государственная, бухгалтера проверяют различные инстанции на целевое использование средств.

Проверить подлинность гостиничных чеков можно несколькими способами:

  1. Чек должен быть набран через онлайн-кассу. Он должен содержать такие позиции:
    • Название гостиницы, адрес и телефон.
    • Ее реквизиты и систему налогообложения.
    • Ссылки на сайты, для проверки подлинности чека.
    • Общую сумму.
    • Номер документа и кассового аппарата.
    • Дата оформления чека.
    • ФИО кассира.
  2. На чеке обязательно должен присутствовать QR-код. Это важнейший признак того, что в ваших руках не подделка. Без этого элемента бухгалтерия чек может не принять. Кодом зашифрована более полная информация о проживающем (расписано за какие услуги он платил, даты пребывания, время заезда и выезда, номер комнаты и т. д.). Чтобы прочитать код необходимо скачать специальное приложение на мобильный или планшет, а за тем навести камеру на QR-код.
  3. Ещё один способ − подтверждение гостиницы о факте проживания. Если чек изготавливался, как положено (даже, если вы его купли), его данные должны фиксироваться в архиве гостиницы. На них ориентируется администратор при ответе на запрос, который может быть сделан по телефону или электронной почте.
  4. Бухгалтер также может запросить дополнительные документы. Например, прейскурант, чтобы сравнить цены в чеке и убедиться, что они не были завышены по просьбе клиента. Также это могут быть учредительные документы, акт выполненных работ, счет по форме 3-Г.